FAQ

De aanbeveling is om tweemaal per jaar bijeen te komen. In de eerste bijeenkomst bespreek je de controleaanpak, de benodigde voorbereiding en de gewenste documentatie en dossieropbouw. Je krijgt dan ook inzicht in de mate van functiescheiding, de mogelijkheden van de gebruikte software en (als dat speelt) subsidie- en bankvoorwaarden.

In de tweede bijeenkomst werk je het werkprogramma samen uit en spreek je af welke rapportages, logboeken en onderbouwingen tijdig beschikbaar moeten zijn.

De website en het platform worden juridisch geëxploiteerd vanuit 4EyesOnly BV. Contractering, vrijwillige bijdragen en aanvullende adviesdiensten lopen in beginsel via deze besloten vennootschap.

Voor zover van toepassing wordt btw in rekening gebracht over belaste prestaties en afgedragen door de BV. De belastbare winst valt binnen de BV onder de vennootschapsbelasting.

Verenigingen die een vrijwillige bijdrage willen doen, kiezen in het contactformulier via het drop-downmenu voor “Vrijwillige bijdrage”. Zij vermelden het gewenste bedrag inclusief 21% btw en voegen het e-mailadres voor de factuur toe. 4EyesOnly stuurt vervolgens een factuur, waarna de vereniging deze bij voorkeur binnen 14 dagen betaalt.

4EyesOnly richt zich uitsluitend op zakelijke afnemers, zoals verenigingen en hun bestuurders/functionarissen in zakelijke hoedanigheid. De wettelijke consumentenbedenktijd en de verplichte herroepingsknop voor consumentenwebshops zijn daarom niet van toepassing. Annulering, toegang tot tools en beëindiging van dienstverlening verlopen volgens de algemene voorwaarden.

Nee. Een accountantscontrole gaat dieper, zowel in de risicobeoordeling als in de uitvoering en documentatie. Wel maakt de 8-stappencontrole gebruik van controletechnieken die ook accountants toepassen.

Het uitvoeren van accountantscontroles is voorbehouden aan registeraccountants en toegelaten AA-accountants en staat onder intern toezicht en toezicht door de AFM.

Dat kan, maar het is niet gegarandeerd. Fraude kent grofweg twee basisvormen: het onttrekken van activa aan de vereniging (diefstal), of fraude in de financiële verantwoording.

Met die laatste vorm bedoelen we dat opzettelijk een verkeerde voorstelling van zaken wordt gegeven om de lezer/belanghebbende te misleiden. Een voorbeeld is een opzettelijk verkeerd ingevulde subsidieaanvraag terwijl niet aan de voorwaarden wordt voldaan.

Er zijn geen wettelijke of statutaire eisen die voorschrijven hoe de uitgevoerde 8-stappencontrole moet worden vastgelegd. Toch vraagt de toenemende juridisering erom dat de kascommissie de kern van haar werkzaamheden en bevindingen vastlegt, al is het maar om verantwoording te kunnen afleggen aan de ALV of andere belanghebbenden.

De praktische aanbeveling is om het werkprogramma te gebruiken (bijvoorbeeld het voorbeeldwerkprogramma met tijdsinschatting) en per uitgevoerde stap de brondocumenten en de conclusie vast te leggen.

De tools en hulpmiddelen van 4EyesOnly zijn bedoeld om veilig en laagdrempelig te gebruiken in je eigen omgeving. De bestanden werken lokaal in je eigen browser en slaan geen gegevens op externe servers op. Tijdens het gebruik vindt er geen data-uitwisseling met internet plaats; ingevoerde gegevens blijven op je eigen computer. De tools worden aangeboden als HTML/CSS/JavaScript-bestanden, niet als uitvoerbare programma’s.

De distributie verloopt via een beveiligde HTTPS-verbinding en er worden geen .exe-bestanden aangeboden. De bestandsnaam is herkenbaar en voorzien van een versie, bijvoorbeeld 4eyesonly-autorisatie-inventarisatie-tool-v1.0.html. Zo blijft duidelijk welk hulpmiddel je gebruikt en welke versie je hebt gedownload.

Stel de penningmeester een open vraag hoe de vereniging voldoet aan de AVG-wetgeving. Houvast kun je vinden bij de Stichting AVG voor Verenigingen: www.stichting-avg.nl

Nagenoeg elke vereniging gebruikt externe software, zowel qua besturingssysteem als applicaties. Veelal is alles gehost bij een (lokale) serviceprovider.

Zolang gewerkt wordt op een Apple- of Android-platform gekoppeld aan Windows/Microsoft-applicaties en tweefactorauthenticatie is ingevoerd en gebruikt, is de kans op inbraak redelijkerwijs onder controle.

Voor bestuurders is deze propositie extra relevant omdat zij helpt om functiescheiding, rolverdeling, controle en vastlegging beter aantoonbaar te organiseren. Daarmee ondersteunt het platform de bredere governance-opgave onder de WBTR en maakt het zichtbaar dat financiële beheersing niet alleen afhangt van goede bedoelingen, maar ook van een navolgbare inrichting.

Een betere inrichting van vierogenprincipe, autorisaties, controle en dossieropbouw kan de onderbouwing richting aansprakelijkheids- en frauderisico’s versterken. De website biedt praktische ondersteuning en voorbeelden, maar vervangt geen accountant, fiscalist, jurist of andere gereguleerde adviseur en geeft geen garantie dat fouten, fraude of onregelmatigheden volledig worden voorkomen.