Inrichting & bewijs

Hulpmiddelen & software

In onze aanpak staan twee kernfunctionaliteiten centraal: een autorisatie-inventarisatie met risicoanalyse rond financiële processen (inrichting) en een praktische ondersteuning van de kascommissiecontrole volgens het 8-stappenmodel (controle). De voorbeelden en hulpmiddelen sluiten daarop aan en laten zien hoe bestaande software, rapportages en logboeken kunnen worden benut als onderbouwing voor de kascommissiecontrole.

Welke software wordt gebruikt

Bijna alle administraties zijn geautomatiseerd. Vaak is er een boekhoudpakket met koppelingen naar andere systemen die ook relevant zijn voor financiële governance, controleerbaarheid en dossieropbouw:

Verkoop / CRM

Facturatie en ledenadministratie.

Inkoopfactuurverwerking

Ontvangst, goedkeuring en betaalbatch.

Banksoftware

Betalingen, incasso’s en bankmutaties.

Rapportagetools

Dashboards en managementrapportages.

Voorbeelden

Welke uitdraaien kun je opvragen?

Deze systemen kunnen overzichten genereren die je zoal kunt opvragen en die de kascommissiecontrole makkelijker en efficiënter maken, bijvoorbeeld:

Banksoftware

Overzicht van de workflow voor betalingsverkeer (wie zet klaar, wie autoriseert?).
Logboekrapportage van wijzigingen in autorisaties gedurende het jaar (is functiescheiding doorbroken?).

CRM-software

Overzicht van de workflow voor het aanmaken/wijzigen van leden.
Rapportage: alle leden met factuurdetails en totalen (zijn alle leden gefactureerd?).

Boekhoudsoftware

Workflow: verplichtingen aangaan en facturen goedkeuren (wie doet wat?).
Logboeken/controlelijsten: gebruikersautorisaties en mutaties gedurende het jaar (is functiescheiding doorbroken?).
Mutaties stamgegevens (bijv. leveranciers): zijn alleen geautoriseerde relaties toegevoegd of gewijzigd?

Let op

Let op: niet elk pakket biedt standaard een goed logboek voor wijzigingen in stamgegevens (zoals leveranciers). Als dit ontbreekt, kost het meer tijd om wijzigingen te reconstrueren.

Kern

Het belang van het vierogenprincipe en autorisaties

Moderne software maakt het mogelijk om autorisaties zo in te richten dat niet één persoon alles kan (aanmaken, goedkeuren én betalen of ontvangen). Voor het bestuur en de kascommissie is dit doorslaggevend: als functiescheiding goed is ingericht én je kunt aantonen dat dit het hele jaar zo heeft gewerkt, kun je met minder detailcontroles tot een stevig positief oordeel komen.

Tool

Autorisatie-inventarisatietool

Om functiescheiding in kaart te brengen is een autorisatie-inventarisatietool ontwikkeld die de beheersfuncties van alle software, alle taken en alle bestuurders en meewerkende derden overzichtelijk in kaart brengt, gevolgd door een risicoanalyse.

Open de autorisatie-inventarisatietool

Wat heb je nodig om de tool te vullen?

Hoe zijn de transactiecycli/workflows (inkoop, betalen, verkoop/leden en financiën) ingericht?
Welke software gebruiken jullie (boekhouding, bank, leden/CRM, inkoop)?
Welke autorisaties zijn ingericht (vierogenprincipe)? Wie beheert dit?

De bredere voorbereiding voor de hele controle — rapportages klaarzetten, alleen-lezen inzage, balanscontroles en onderbouwende documentatie — staat als “Voorbereiding vooraf” bovenaan het 8-stappenplan. Naar het 8-stappenplan.

De kascommissie is deels afhankelijk van hoe vaardig de penningmeester is met de gebruikte systemen. Hoe beter de voorbereiding en hoe duidelijker de rapportages, hoe sneller de kascommissie tot een oordeel komt.

Als er (nog) met Excel wordt gewerkt: dan heb je geen logboeken en ingebouwde controles. De kascommissie zal dan meer nadruk leggen op aansluiting met bankafschriften, brondocumenten en een zorgvuldige cijferbeoordeling.

Na deze introductie volgt het 8-stappenplan: hoe je in samenwerking met de penningmeester de kascommissiecontrole inricht en uitvoert.

Klaar voor de controle?

Het 8-stappenplan laat zien hoe je samen met de penningmeester de kascommissiecontrole inricht en uitvoert.

Naar het 8-stappenplan