Waarom is documentatie van de kascontrole belangrijk?
Documentatie van de kascontrole is minstens zo belangrijk als de controle zelf. De kascommissie voert haar werkzaamheden namens de leden van de vereniging uit. Daarom moet later duidelijk vast te stellen zijn wat de kascommissie heeft bekeken, welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, welke bevindingen daaruit kwamen en welke conclusie aan het bestuur en de ALV (algemene ledenvergadering) is gerapporteerd.
Een goede vastlegging voorkomt dat de kascontrole achteraf afhankelijk wordt van herinneringen of losse aantekeningen. Zeker bij wisseling van kascommissieleden, penningmeester of bestuursleden is het belangrijk dat het controledossier overdraagbaar is. De volgende kascommissie kan dan zien welke keuzes eerder zijn gemaakt, welke risico's zijn besproken en welke aandachtspunten nog openstaan.
Hoe uitgebreid moet de documentatie zijn?
De documentatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat niet om een accountantsdossier, maar om een praktische en begrijpelijke vastlegging voor de vereniging. Belangrijk is dat de kascommissie per onderdeel kort vastlegt wat zij heeft ontvangen, wat zij heeft beoordeeld, welke afwijkingen of aandachtspunten zijn geconstateerd en welke conclusie daaruit volgt.
Hoe rapporteert de kascommissie aan bestuur en ALV?
De rapportage aan het bestuur en de ALV is vormvrij. De wet schrijft voor verenigingen meestal geen vast rapportagemodel voor. Toch helpt een vaste structuur, omdat die ervoor zorgt dat bestuur, leden en kascommissie dezelfde taal gebruiken en dat elk jaar op vergelijkbare wijze wordt gerapporteerd. Op de website staat bij de tools een voorbeeld dat als praktische basis kan worden gebruikt.
Uit welke vijf onderdelen bestaat een bruikbare rapportagestructuur?
Een bruikbare vaste structuur bestaat uit vijf onderdelen.
- Opdracht en reikwijdte: de kascommissie beschrijft eerst haar opdracht en reikwijdte, dus over welk boekjaar de controle gaat en welke financiële verantwoording is onderzocht.
- Ontvangen stukken: vervolgens volgt een korte beschrijving van de ontvangen stukken, zoals de jaarrekening of financiële verantwoording, bankafschriften, grootboekoverzichten, facturen, declaraties, ledenadministratie, begroting en notulen.
- Uitgevoerde werkzaamheden: de kascommissie legt vast welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, zoals het beoordelen van de cijfermatige verbanden, het controleren van de bankstand, het beoordelen van autorisaties en functiescheiding, het uitvoeren van eventuele steekproeven en het bespreken van opvallende posten met de penningmeester. Hierbij kan direct worden aangesloten op het 8-stappenplan van 4EyesOnly.
- Bevindingen: daarna worden de bevindingen opgenomen, en dat hoeven niet alleen fouten te zijn. Ook aandachtspunten, verbeterafspraken en positieve constateringen horen daarbij, bijvoorbeeld dat de autorisaties duidelijker zijn vastgelegd, dat het vierogenprincipe beter is toegepast, dat bepaalde facturen ontbreken, dat een balanspost nader moet worden toegelicht of dat een proces volgend jaar beter kan worden ingericht.
- Conclusie en advies: tot slot formuleert de kascommissie haar conclusie en advies aan de ALV. De conclusie moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Zo kan de kascommissie aangeven dat zij de financiële verantwoording heeft onderzocht, dat de uitgevoerde werkzaamheden geen bijzonderheden hebben opgeleverd die aan vaststelling in de weg staan, en dat zij de ALV adviseert om de financiële verantwoording vast te stellen en het bestuur décharge te verlenen, voor zover dat past bij de statuten en de besluitvorming van de vereniging.
Hoe gebruikt u het voorbeeld bij de tools?
Mijn advies is: gebruik het voorbeeld bij de tools niet als strak juridisch formulier, maar als vaste kapstok. Vul het kort, helder en feitelijk in. Daarmee ontstaat een controledossier dat begrijpelijk is voor het bestuur, bruikbaar is voor de ALV en overdraagbaar is naar de volgende kascommissie. Zo wordt de kascontrole niet alleen uitgevoerd, maar ook aantoonbaar en professioneel afgerond.