Wat is het vierogenprincipe?
Het vierogenprincipe betekent dat belangrijke financiële handelingen niet door één persoon alleen worden uitgevoerd of gecontroleerd. Er kijkt altijd minimaal een tweede persoon mee. Dat klinkt misschien niet praktisch, maar in de praktijk is het vooral een manier om fouten, misverstanden en ongewenste risico's te voorkomen.
Voor bedrijven is dit een bekend onderdeel van de interne organisatie. Voor verenigingen is het minstens zo belangrijk, omdat ook een vereniging geldstromen, verplichtingen, bevoegdheden en een financiële verantwoording heeft richting leden, vrijwilligers en andere stakeholders.
Hoe verlopen de belangrijkste geldstromen binnen een vereniging?
De inkomstenkant kent een vaste opbouw van stappen. Een lid meldt zich aan, de contributie wordt vastgesteld, er wordt gefactureerd, de betaling komt binnen en wordt verwerkt in de administratie.
De uitgavenkant kent een vergelijkbare opbouw. Er ontstaat een behoefte, er wordt iets besteld of afgesproken, er komt een factuur binnen, die wordt beoordeeld, betaalbaar gesteld en uiteindelijk betaald.
Wat gebeurt er als één persoon alle stappen doet?
Wanneer al deze stappen door dezelfde persoon worden gedaan, is de vereniging sterk afhankelijk van die ene persoon. Dat hoeft niet verkeerd te gaan, maar het maakt controle achteraf lastiger. Daardoor heeft het bestuur minder zicht op wat er precies gebeurt en moet de kascommissie achteraf meer werk doen om vast te stellen of alles juist, volledig en logisch is verwerkt.
Hoe helpt het vierogenprincipe om dit beter te organiseren?
Het vierogenprincipe zorgt ervoor dat taken en controle niet bij één persoon liggen. Dit kan bijvoorbeeld door degene die een betaling klaarzet niet ook als enige de betaling te laten goedkeuren. Ook door afspraken te maken over wie ledengegevens beheert, wie contributies controleert, wie facturen beoordeelt en wie betalingen autoriseert, wordt dit principe in de praktijk toegepast.
Daarmee ontstaat functiescheiding. Niet omdat je elkaar niet vertrouwt, maar juist omdat je het vertrouwen goed wilt organiseren. Heldere functiescheiding maakt zichtbaar wie waarvoor verantwoordelijk is en waar een tweede paar ogen nodig is.
Waarom is goede interne controle vooral een kwestie van overzicht?
Goede interne controle begint volgens mijn ervaring als oud-registeraccountant vooral met overzicht. Als de processen duidelijk zijn en de taken goed zijn verdeeld, wordt controle eenvoudiger. Daardoor hoeft de penningmeester niet alles alleen te doen en hoeft de kascommissie achteraf minder uitzoekwerk te verrichten.