In deze handleiding leg ik uit hoe u de cijfermatige verantwoording van een vereniging op hoofdlijnen controleert. Op www.4eyesonly.nl vindt u bij de bijlagen een voorbeeld van een cijfermatige verantwoording. Dat voorbeeld laat zien dat er altijd twee belangrijke cijfermatige verbanden aanwezig moeten zijn. Deze verbanden vormen de basis voor een eerste controle op de betrouwbaarheid van de financiële verantwoording.
Welke twee cijfermatige verbanden moet u controleren?
Elke cijfermatige verantwoording bevat twee basisverbanden die altijd moeten kloppen: het verloop van het vermogen en het verloop van de bankstand. Beide verbanden laten zien of de cijfers tussen het begin en het einde van het boekjaar logisch op elkaar aansluiten. Als dat het geval is, heeft u een eerste bevestiging dat de verantwoording cijfermatig sluit.
Hoe controleert u het verloop van het vermogen?
Het verloop van het vermogen controleert u met een eenvoudige formule: het vermogen aan het begin van het boekjaar plus het resultaat van het boekjaar is het vermogen aan het einde van het boekjaar. Anders gezegd: wat de vereniging aan het begin van het jaar als eigen vermogen had, wordt verhoogd of verlaagd met het resultaat van dat jaar. De uitkomst moet aansluiten op het vermogen aan het einde van het boekjaar.
Vermogen begin boekjaar + resultaat boekjaar = vermogen einde boekjaar.
Hoe controleert u het verloop van de bankstand?
Het verloop van de bankstand controleert u met de formule: de bankstand aan het begin van het boekjaar plus alle bankontvangsten minus alle bankuitgaven is de bankstand aan het einde van het boekjaar. Met deze formule controleert u of de geldbewegingen in de administratie aansluiten op de werkelijke bankstand. Ook dit verband moet altijd kloppen.
Bankstand begin boekjaar + bankontvangsten - bankuitgaven = bankstand einde boekjaar.
Wat betekent het als een verband niet klopt?
Deze twee verbanden zijn belangrijk omdat ze laten zien of de financiële verantwoording cijfermatig sluit. Als een van beide verbanden niet klopt, is dat een signaal dat er iets moet worden uitgezocht. Er kan dan sprake zijn van een verwerkingsfout, een ontbrekende post, een verkeerde rubricering of een verschil tussen administratie en bank.
Wie is verantwoordelijk voor de controle van deze verbanden?
De rolverdeling bij deze controle is helder. De penningmeester bereidt de twee cijfermatige verbanden voor en zorgt ervoor dat de beginstanden, eindstanden, ontvangsten, uitgaven en het resultaat overzichtelijk zijn opgenomen in de cijfermatige verantwoording. De kascommissie beoordeelt vervolgens of de verbanden juist zijn, of de bedragen aansluiten op de onderliggende administratie en of eventuele verschillen voldoende zijn verklaard.
Deze stap gaat dus niet meteen om detailcontrole van alle posten. Het gaat eerst om de vraag of de financiële verantwoording als geheel logisch en sluitend is opgebouwd. Pas daarna kan de kascommissie bepalen of nog aanvullende controles nodig zijn, bijvoorbeeld op specifieke balansposten.
Waarmee begint u de balanscontrole het beste?
Mijn advies is: begin de balanscontrole altijd met deze twee verbanden. Als het verloop van het vermogen klopt en het verloop van de bankstand klopt, heeft de kascommissie een belangrijk cijfermatig ankerpunt. Daarna kunnen de overige controlewerkzaamheden gerichter en efficiënter worden uitgevoerd.